Existe uma data no seu contrato de sistema que decide quanto você vai pagar no ano que vem, e quase ninguém sabe qual é. É o prazo para avisar que você não quer renovar. Passou dessa data, o contrato se renova sozinho, com o reajuste que o fornecedor aplicar, por mais doze meses.
Não é pegadinha. Está escrito lá, foi assinado, e costuma ser justo do ponto de vista do fornecedor, que também precisa de previsibilidade. O problema é que só um dos dois lados tem essa data no calendário.
Por que o prazo de aviso existe e por que ele pega
O contrato de software normalmente tem prazo de vigência, renovação automática e uma exigência: se você não quiser continuar, precisa avisar com antecedência. Trinta, sessenta ou noventa dias antes do fim, dependendo do contrato.
A lógica é legítima. O fornecedor precisa saber se mantém a estrutura de suporte, a infraestrutura e o time alocado para você.
O que torna isso desequilibrado é quem lembra. O fornecedor tem a data num sistema de gestão de contratos e uma pessoa responsável por acompanhar. Você tem o contrato numa pasta, assinado há três anos, e ninguém encarregado de olhar.
Quando o prazo é de noventa dias, o efeito prático é que você precisa decidir sobre o ano que vem no meio do ano corrente. Quando alguém se lembra, em geral já passou.
O que dá para negociar antes do prazo, e depois não dá
A diferença entre negociar antes e depois é a mesma de qualquer negociação: quem pode sair tem poder, quem não pode sair tem esperança.
Antes do prazo, você pode discutir o índice de reajuste, pedir revisão do que é cobrado por módulo ou usuário, negociar a retirada do que não usa, pedir contrapartida para aceitar um contrato mais longo e comparar com outras propostas com tempo real de migrar.
Depois do prazo, você pode pedir. É diferente.
Isso não significa que o fornecedor vai agir de má-fé quando o prazo passar. Muitos negociam mesmo fora de época, porque cliente insatisfeito dá trabalho. Mas aí é escolha dele, não direito seu.
O reajuste: qual índice está no seu contrato
Vale abrir o contrato e procurar essa linha, porque ela costuma passar despercebida na assinatura e aparecer todo ano na fatura.
Contrato de software costuma ser reajustado por um índice de inflação, com IPCA e IGP-M sendo os mais comuns. Os dois medem coisas diferentes e se comportam de formas diferentes: o IGP-M tem peso grande de preços no atacado e do setor de construção, o que o deixa mais instável, com anos de variação bem acima ou bem abaixo do IPCA.
Três coisas para verificar:
Qual índice está escrito. Se for IGP-M, vale conversar sobre trocar para IPCA na renovação.
O que acontece se o índice ficar negativo. Alguns contratos preveem reajuste só para cima, o que é um detalhe pequeno que aparece só quando acontece.
Se existe reajuste além do índice. Aumento de preço acima da inflação precisa estar previsto e acordado, e é o tipo de coisa que gera discussão quando não está claro.
O que a lei diz, e o que ela não resolve por você
Duas informações úteis, e a segunda tem um limite importante.
A primeira: o Código Civil, no artigo 473, diz que "a resilição unilateral, nos casos em que a lei expressa ou implicitamente o permita, opera mediante denúncia notificada à outra parte". O parágrafo único acrescenta que, se uma das partes tiver feito investimentos consideráveis para executar o contrato, a denúncia só produz efeito depois de um prazo compatível com o tamanho desses investimentos. Traduzindo: encerrar contrato exige avisar formalmente, e em certos casos o prazo precisa ser razoável.
A segunda: tribunais têm decidido que renovação automática do contrato não significa renovação automática do período de fidelidade, e que exigir nova fidelização a cada prorrogação fere a boa-fé.
O limite dessa segunda informação: boa parte dessas decisões trata de relação de consumo. Uma empresa contratando sistema para a própria operação costuma estar numa relação entre empresas, em que se presume que os dois lados negociaram. Não conte com isso como se fosse garantia, mas saiba que o argumento existe e que o entendimento dos tribunais caminha nessa direção.
Isto não é orientação jurídica. Para contrato relevante, vale a leitura de um advogado.
O que fazer hoje, em quinze minutos
Não precisa de reunião nem de projeto. Precisa do contrato aberto.
Ache a data de vencimento e o prazo de aviso. Some os dois e descubra qual é o seu prazo real de decisão.
Coloque um lembrete trinta dias antes desse prazo. No seu calendário, com aviso, não numa lista de tarefas.
Anote qual é o índice de reajuste e quanto ele acumulou nos últimos doze meses.
Repita para os outros contratos de software da empresa. Costumam ser mais do que você lembra de cabeça.
Esse lembrete é provavelmente o item de maior retorno por minuto investido na gestão de tecnologia da sua empresa. Ele não custa nada e devolve a você a posição de quem pode escolher.
Como chegar na conversa de renovação com alguma coisa na mão
Avisar antes do prazo não obriga você a sair. Só devolve a conversa para a mesa.
Antes de sentar, vale ter três coisas levantadas. Quanto você paga hoje, somando tudo, inclusive o que é cobrado à parte. O que da sua operação depende daquele sistema, porque isso define o tamanho real do risco de trocar. E o que está contratado e não é usado, que é a conversa do outro texto aqui do blog e costuma ser o item mais fácil de negociar.
Com isso você consegue pedir coisas concretas: retirar o que não usa, congelar ou reduzir o reajuste, incluir o que falta sem aumento, ou trocar prazo maior por preço melhor. Fornecedor sério responde bem a pedido específico. O que não funciona é chegar dizendo "está caro".
E se a conclusão for que vale sair, existe um caminho para fazer isso sem parar a operação, e ele começa justamente por não deixar o prazo passar.
É esse levantamento que a gente faz no diagnóstico da AXIS: o que você paga, o que usa e o que dá para renegociar antes da próxima renovação, mesmo quando a conclusão é ficar onde está. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
O que é renovação automática de contrato de software?
É a cláusula que prorroga o contrato por um novo período, em geral doze meses, se nenhuma das partes avisar que não quer continuar. O aviso precisa ser feito com a antecedência que o contrato determina, normalmente trinta, sessenta ou noventa dias antes do vencimento.
Como evitar que o contrato renove sem eu decidir?
Some o prazo de aviso à data de vencimento e coloque um lembrete no calendário trinta dias antes desse prazo. Avisar dentro do prazo não obriga a sair, só devolve a possibilidade de negociar.
Qual índice de reajuste é melhor num contrato de sistema?
Os mais comuns são IPCA e IGP-M. O IGP-M tem peso grande de preços no atacado e da construção, o que o torna mais instável de um ano para o outro. A renovação é o momento de discutir qual índice fica no contrato.
Preciso pagar multa se sair depois de várias renovações automáticas?
Depende do que o contrato diz e do caso concreto. Existe entendimento em tribunais de que a renovação automática do contrato não renova automaticamente o período de fidelidade, mas boa parte dessas decisões trata de relação de consumo. Para contrato entre empresas, vale a leitura de um advogado.
O que dá para negociar na renovação?
Índice de reajuste, retirada de módulos ou usuários que não são usados, inclusão do que falta sem aumento, e prazo maior em troca de preço melhor. Pedido específico funciona melhor que reclamação genérica sobre preço.