Quando um cliente reclama de um lote, a primeira pergunta é: quem mais recebeu esse mesmo lote? Se a resposta depende de procurar nota por nota, o tamanho do problema passa a ser decidido pelo tempo da busca, e não pelo tamanho do defeito.
Sexta-feira, quatro da tarde. Um cliente liga: as peças que chegaram na terça estão com problema. Ele manda foto, manda o número do lote que estava na etiqueta. Alguém da qualidade abre o sistema e procura as vendas daquele produto no último mês. Aparecem as notas, mas nenhuma diz qual lote foi em cada uma. Vai até a produção: o lote foi fabricado ao longo de três dias, e o caderno do turno confirma. Vai até a expedição: ali as caixas são separadas pelo que está mais à mão na prateleira.
Às sete da noite, a fábrica tem duas listas. A dos clientes que provavelmente receberam aquele lote, e uma maior, a dos que talvez tenham recebido.
Por que essa pergunta é tão difícil de responder?
Porque a informação existe, mas está dividida em três lugares, e nenhum deles tem a resposta inteira.
A produção sabe o lote, mas não sabe para qual pedido ele foi.
A expedição sabe o pedido, mas separa pelo que está na frente, e quase nunca anota qual lote saiu.
A nota fiscal sabe o cliente e a quantidade, mas normalmente não diz o lote.
Cada setor tem metade da história. Juntar as metades depende de alguém cruzar papel, planilha e memória, e isso leva horas quando dá certo.
A fábrica controla muito bem o que produz. O que ela não controla é o que entrega.
Quanto custa não saber?
Quando a resposta é "provavelmente", sobram duas saídas, e as duas são ruins.
Avisar todo mundo. Ligar para todos os clientes que compraram aquele produto no período. É o caminho seguro, mas custa caro: frete, troca, retrabalho, e um efeito que ninguém calcula. O cliente que não tinha recebido nada de errado descobre que você não sabe o que mandou para ele.
Avisar só os prováveis. É mais barato, e é uma aposta. Se o lote também foi para alguém fora da lista, o problema aparece no cliente dele, semanas depois, e chega de volta maior.
E tem a pergunta no sentido contrário, que costuma ser esquecida: de qual lote de matéria-prima esse produto saiu? Sem ela, não dá para saber se o defeito está só nesse lote ou em todos os que usaram a mesma bobina, o mesmo saco de resina, a mesma remessa do fornecedor.
O que a lei exige, e de quem?
Aqui vale ser preciso, porque muito do que se lê sobre o assunto exagera.
Não existe uma regra geral que obrigue toda indústria a rastrear lote. Para a maior parte das fábricas, quem cobra isso é o cliente, normalmente o maior, que precisa responder ao próprio cliente quando algo dá errado.
Em alguns setores, a obrigação é da lei. O caso mais claro é o de alimentos. A resolução da Anvisa que trata do recolhimento de alimentos (RDC 655/2022) vale também para quem fabrica embalagens e outros materiais que entram em contato com alimento. Ela exige que toda empresa da cadeia guarde registros de quem forneceu e de quem recebeu, com lote, nota fiscal, data e quantidade. Quando um recolhimento começa, o relatório inicial vence em até 48 horas, e precisa trazer a quantidade distribuída por estado e por município e a identificação de cada empresa que recebeu o produto.
Mesmo para quem não está nessa regra, esse prazo serve de régua. Quarenta e oito horas para dizer, com certeza, quem recebeu o quê. Se a sua fábrica leva mais do que isso, já sabe onde está o problema.
O teste de uma hora
Escolha um lote fabricado há uns três meses, aleatório, e tente responder três perguntas:
Quais lotes de matéria-prima entraram nele?
Para quais clientes ele foi?
Quantas unidades foram para cada um?
Marque o tempo. Se levou menos de uma hora e as respostas são exatas, a sua fábrica está bem. Se levou um dia, ou se alguma resposta começou com "provavelmente", você acabou de descobrir em que elo a corrente quebra. E descobriu num dia calmo, e não numa sexta à tarde.
O que precisa existir para a resposta sair em minutos?
Três registros, um em cada passagem do produto. Eles são os elos da corrente:
1. Matéria-prima para lote produzido. Na produção, anotar quais lotes de insumo foram consumidos em cada lote fabricado. Costuma ser o elo mais fácil, porque a produção já trabalha com ordem e com lote.
2. Lote produzido para expedição. Na hora de separar o pedido, registrar qual lote saiu, e não só qual produto. Esse é o elo que mais quebra, porque a expedição trabalha com pressa e separa pelo que está à mão. Não precisa mudar a forma de separar. Precisa anotar o que foi separado.
3. Expedição para nota e cliente. Levar o lote para a nota fiscal, nem que seja no campo de informações adicionais. Assim, a nota passa a responder sozinha "o que foi para quem".
Com os três elos, a pergunta da sexta-feira vira uma consulta. Sem um deles, ela volta a ser uma investigação.
Onde o sistema entra?
Primeiro o que ele não faz: sistema nenhum registra o que a fábrica não anota. Se a expedição não registra o lote que saiu, nenhum programa vai descobrir isso depois.
Quando os registros existem, o sistema faz duas coisas que o papel não faz. Ele liga os três elos sozinho, então a resposta para "quem recebeu o lote tal" sai numa tela, em vez de sair de três setores. E ele tira o registro das mãos de quem está com pressa: a leitura de uma etiqueta com código na hora de separar grava o lote sem ninguém precisar escrever nada, que é justamente onde a anotação manual costuma falhar.
Por onde começar
Faça o teste de uma hora nesta semana. Ele custa uma hora e mostra exatamente qual dos três elos está faltando. Desconfie primeiro do segundo, a expedição, que é onde a pressa é maior.
Se quiser fazer esse levantamento com alguém de fora, é parte do que a gente olha no diagnóstico: onde a informação se perde entre a produção e o cliente, e o que compensa resolver primeiro. Agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Melhor descobrir onde a corrente quebra agora do que na próxima ligação de sexta à tarde.
Dúvidas comuns
Minha fábrica não é de alimentos. Isso me afeta?
A lei, talvez não. O cliente, provavelmente sim. Cliente grande costuma exigir rastreabilidade no contrato ou na auditoria de fornecedor, porque ele também precisa responder quando algo dá errado. E, com ou sem exigência, o custo de um recolhimento sem rastreio é o mesmo.
Meu produto não tem validade. Preciso de lote?
Validade e lote são coisas diferentes. Lote é o conjunto de produtos feitos nas mesmas condições, num mesmo período. Ele existe para responder "o que mais foi feito junto com isso", e essa pergunta aparece em qualquer defeito, tenha o produto validade ou não.
Qual o tamanho certo de um lote?
Quanto menor o lote, menor o recolhimento quando algo dá errado, e maior o trabalho de registrar. Lote por dia de produção ou por ordem de produção costuma ser um bom equilíbrio. Lote por mês é grande demais para isolar qualquer problema.
Por quanto tempo guardar esses registros?
Em alimentos, a regra da Anvisa fala em até cinco anos, dependendo do produto. Fora dela, uma referência razoável é guardar pelo menos durante o tempo de vida útil do produto no cliente. O registro digital torna isso barato. O papel torna isso caro.
Preciso de leitor de código de barras para começar?
Não. Os três elos funcionam no papel e na planilha, e o teste de uma hora mostra se funcionam bem. A leitura automática vale a pena quando o volume torna a anotação manual pouco confiável, o que costuma acontecer primeiro na expedição.