Você mandou o mesmo pedido para três fornecedores e recebeu três preços que não conversam entre si. A diferença pode ser de duas, três vezes. A conclusão natural é que um está caro e outro está barato, e quase sempre a conclusão certa é outra: as três propostas estão descrevendo projetos diferentes.
Enquanto elas não forem colocadas na mesma base, comparar preço é comparar coisas que não são a mesma coisa.
Por que os preços vêm tão diferentes
Não é desonestidade. É que cada fornecedor entendeu o pedido do jeito dele, e cada um assumiu o que faltava de um jeito diferente.
Um entendeu o escopo mínimo, outro entendeu o completo. "Sistema de pedidos" pode ser uma tela de registro ou pode incluir consulta de estoque, regra de preço por cliente e integração com o financeiro. Quem entendeu menos entregou preço menor, e você não tem como saber olhando só o valor.
Um incluiu o que vem depois, outro não. Implantação, migração de dados, treinamento e o primeiro mês de acompanhamento podem estar dentro do preço ou virar cobrança separada.
Um assumiu que o dado está limpo. Se o histórico da sua operação está bagunçado, alguém vai ter que arrumar. Quem não previu isso na proposta vai cobrar depois.
Um tem time sênior, outro tem time júnior. A hora mais barata pode custar mais no total, porque a estimativa erra mais e o retrabalho aparece no meio do projeto.
Repare que nenhum desses pontos aparece no valor final. Todos aparecem no que a proposta descreve, e é por isso que a leitura importa mais que a comparação.
O que costuma ficar de fora
Existe uma lista de itens que somem das propostas com frequência, e todos viram custo depois:
Migração e limpeza dos dados antigos, que é o trabalho mais subestimado de qualquer projeto
Ambientes separados para testar antes de mexer no que está no ar
Treinamento da equipe e o material que fica para quem entrar depois
Serviços de terceiros que o sistema usa e que têm mensalidade própria
Hospedagem e infraestrutura, se não estiver claro em nome de quem fica
O acompanhamento nas primeiras semanas, que é justamente quando os problemas aparecem
A manutenção do ano seguinte, com o que ela cobre e o que não cobre
Nenhum desses itens é opcional na prática. Se não está na proposta, não sumiu: vai chegar como aditivo, na hora em que você já não tem poder de negociação.
Como colocar as propostas na mesma base
Existe um jeito de resolver isso, e ele vem do setor de construção, onde comparar orçamento sempre foi ofício: equalizar antes de comparar.
O procedimento é simples. Monte uma lista única de tudo que o projeto precisa incluir, com base na proposta mais completa que você recebeu. Depois volte a cada fornecedor e pergunte, item por item, se aquilo está dentro do preço, se é cobrado à parte, ou se ele acha que não é necessário.
Isso faz três coisas ao mesmo tempo. Revela o que cada um deixou de fora. Iguala as propostas para uma comparação honesta. E mostra como cada fornecedor lida com pergunta difícil, que é informação valiosa sobre como vai ser trabalhar com ele.
Muita diferença de preço desaparece nessa etapa. A que sobrar é a diferença real.
O que a proposta mais barata costuma esconder
Vale dizer com clareza, porque este texto está sendo escrito por uma empresa que também manda proposta: barata não é necessariamente ruim. Às vezes o fornecedor é mais eficiente mesmo, tem estrutura menor ou quer muito entrar na sua conta. Tudo isso é legítimo.
O que preocupa é a barata sem explicação. Quando você equaliza e o preço continua muito abaixo dos outros, uma dessas três coisas está acontecendo:
Ele entendeu menos do que os outros. Vai descobrir a complexidade durante o projeto, e aí vem o aditivo.
Ele vai colocar gente menos experiente. Legítimo se for combinado e refletido no preço. Problemático se ninguém falou sobre isso.
Ele está comprando a conta. Preço baixo para entrar e recuperar depois na manutenção. Vale checar o custo do ano seguinte antes de comemorar.
Pergunte diretamente por que o preço está abaixo. A qualidade da resposta separa quem é eficiente de quem vai cobrar a diferença depois.
O que comparar além do preço
Quando as propostas já estão na mesma base, três coisas decidem melhor que o valor:
O que ele perguntou antes de orçar. Fornecedor que orçou sem entender o processo está chutando. Quem fez perguntas incômodas provavelmente entendeu o problema.
O que acontece quando dá errado. Como funciona o suporte, qual o prazo de resposta, quem resolve. Isso costuma valer mais que dez por cento de diferença no preço.
O que você leva se decidir sair. Código, dados, documentação, acessos. É o assunto do post sobre propriedade do código, e ele pertence a esta conversa também.
Como decidir
Leia as propostas procurando o que não está lá, não o que está.
Monte a lista única com base na mais completa e volte a todos com ela.
Peça o custo do ano seguinte de cada um, separado do valor do projeto.
Compare só depois disso, e considere as três coisas do item anterior junto com o preço.
Se ainda estiver empatado, escolha quem entendeu melhor o seu processo. É o que mais determina o resultado.
É esse trabalho que a gente entrega no diagnóstico da AXIS: o escopo escrito com o nível de detalhe que permite pedir proposta comparável, mesmo que você decida contratar outro fornecedor no fim. Veja as soluções da AXIS ou agende seu diagnóstico, sem compromisso.
Dúvidas comuns
Por que propostas para o mesmo projeto têm preços tão diferentes?
Porque cada fornecedor entendeu um escopo diferente e assumiu de forma diferente o que faltava no pedido. A diferença costuma estar no que cada proposta inclui, não no preço da hora.
O que sempre conferir em uma proposta de software?
Se estão incluídos migração de dados, ambientes de teste, treinamento, serviços de terceiros, hospedagem, acompanhamento após a entrega e a manutenção do ano seguinte.
Devo escolher a proposta mais barata?
Só depois de equalizar. Se após igualar o escopo o preço continuar bem abaixo, pergunte o motivo: entendimento menor, equipe menos experiente ou estratégia de entrada são explicações diferentes, com consequências diferentes.
O que é equalizar propostas?
É padronizar o que está sendo comparado antes de olhar o preço: montar uma lista única de itens e confirmar com cada fornecedor o que está incluído, o que é à parte e o que ele considera desnecessário.
Como saber se o fornecedor entendeu meu problema?
Pelas perguntas que ele fez antes de orçar. Quem não perguntou sobre exceções, volume e integrações provavelmente orçou pelo que imaginou, não pelo que existe.